Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Sacks & Torres, S.A., que opera bajo el nombre comercial Ness Family Center, con domicilio en Calle 59 Este, Ciudad de Panamá, Provincia de Panamá, República de Panamá.

Para cualquier consulta relacionada con sus datos, puede contactarnos en info@nessfamilycenter.com.

2. Qué datos recopilamos

Según el tipo de relación que tenga con Ness Family Center, recopilamos distintas categorías de datos:

Pacientes y representantes

• Datos de identidad del paciente: nombre, fecha de nacimiento, edad, colegio y grado.
• Datos de salud: motivo de consulta, diagnósticos previos, condiciones médicas, alergias, historial de terapias, notas de sesión, evaluaciones clínicas e informes terapéuticos. Estos datos se consideran datos sensibles conforme a la Ley 81 de 2019.
• Datos del representante: nombre, relación con el paciente, número de cédula o pasaporte, número de WhatsApp, teléfono alterno y correo electrónico.
• Datos del colegio: nombre de la institución, grado y correo electrónico de contacto, utilizados únicamente para el envío de formularios de evaluación cuando el proceso terapéutico lo requiera.
• Datos financieros: registro de paquetes adquiridos, pagos realizados, método de pago y balance de cuenta. No almacenamos datos de tarjetas de crédito; los pagos se registran manualmente tras ser recibidos por los canales del centro.
• Consentimientos: fecha y tipo de autorización otorgada (comunicación, uso de datos, uso de imágenes, grabación de sesiones).

Personal del centro y terapeutas

• Nombre completo, correo electrónico, rol en el sistema y credenciales de acceso (gestionadas a través de Supabase Auth).
• Número de registro profesional y certificaciones (terapeutas).
• Información contractual y de comisiones (uso exclusivo de administración).

Datos generados automáticamente

• Registros de acceso al sistema: quién inició sesión, cuándo y desde qué dispositivo.
• Logs de auditoría de operaciones sensibles (acceso a expedientes, descarga de documentos, modificación de pagos).
• Cookies de sesión necesarias para mantener la autenticación activa. No utilizamos cookies de publicidad ni de análisis de comportamiento.

3. Para qué usamos sus datos

• Prestación del servicio terapéutico: gestionar citas, expedientes clínicos, evaluaciones, informes de progreso y comunicación con familias y colegios.
• Facturación y pagos: registrar transacciones, emitir facturas electrónicas conforme al sistema de facturación electrónica de la DGI de Panamá, y llevar el control de deudas y paquetes.
• Recordatorios y comunicación: enviar recordatorios de citas por WhatsApp y correo electrónico; notificar la disponibilidad de documentos en el portal.
• Asistencia clínica con inteligencia artificial: utilizamos la API de Claude (Anthropic) para transcribir notas de voz post-sesión y generar borradores de informes clínicos. Toda salida generada por IA es revisada y aprobada por la terapeuta antes de guardarse. Ver sección 7.
• Cumplimiento legal: mantener registros exigidos por la legislación panameña en materia de salud y protección de datos.
• Seguridad y auditoría: detectar accesos no autorizados y mantener la integridad del sistema.

4. Base legal del tratamiento

El tratamiento de sus datos se fundamenta en:

• Ley 81 de 2019 de Panamá — Protección de datos personales. Actuamos como responsable del tratamiento y contamos con el consentimiento explícito del representante legal del paciente para el tratamiento de datos de salud.
• Ley 68 de 2003 de Panamá — Derechos del paciente: confidencialidad, acceso a la información clínica y derecho a consentir el tratamiento médico.
• Ejecución de una relación de servicios: el tratamiento es necesario para prestar los servicios terapéuticos contratados.
• Obligaciones legales: facturación electrónica (SFEP-DGI) y conservación de registros clínicos.

5. Con quién compartimos sus datos

No vendemos ni cedemos sus datos a terceros con fines comerciales. Solo los compartimos con proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamientobajo contrato, exclusivamente para los fines descritos en esta política:

También podemos compartir datos con autoridades competentes cuando exista una obligación legal, orden judicial o requerimiento de autoridad sanitaria.

6. Transferencia internacional de datos

Todos los proveedores tecnológicos listados en la sección anterior están ubicados en los Estados Unidos. Esta transferencia se realiza bajo las garantías contractuales establecidas por cada proveedor, quienes operan bajo marcos de cumplimiento reconocidos (incluyendo cláusulas contractuales tipo y políticas de privacidad certificadas).

Los datos de salud de menores de edad se transmiten a proveedores de IA (Anthropic) únicamente para el procesamiento de notas clínicas, bajo las garantías contractuales de uso restringido y no entrenamiento de modelos con datos de clientes.

7. Inteligencia artificial y datos clínicos

Ness Family Center utiliza inteligencia artificial como herramienta de apoyo clínico, no como sustituto del criterio profesional. Específicamente:

• Las notas de voz grabadas post-sesión son transcritas automáticamente. El audio original se elimina una vez completada la transcripción.
• Las transcripciones y datos clínicos del expediente se usan para generar borradores de informes de evaluación y progreso.
• Ningún contenido generado por IA se guarda automáticamente. Todo documento debe ser revisado y aprobado explícitamente por la terapeuta antes de quedar registrado en el sistema.
• Los informes clínicos generados con asistencia de IA incluyen un aviso visible que indica que el contenido fue revisado y aprobado por una profesional licenciada.

El representante legal del paciente otorga consentimiento explícito para el uso de IA en la documentación clínica al activar su acceso al portal de padres.

7 bis. Integración con Google Calendar (opcional)

Los miembros del equipo pueden conectar voluntariamente su cuenta personal de Google para que las citas del portal aparezcan en su Google Calendar. Sobre esta integración:

• Portal Ness Family Center solicita únicamente el permiso de ver y gestionar eventos de calendario, y lo usa para dos cosas: crear, actualizar y eliminar en el calendario del usuario los eventos de sus citas en el centro; y leer las franjas en las que el usuario ya está ocupado, para que el equipo no le agende una cita encima.
• De los eventos que leemos guardamos únicamente el horario de inicio y fin, junto con el identificador del evento. El título se conserva solo para reconocer el evento y no se le muestra a nadie más: el resto del equipo ve solo que el horario está ocupado. No se guarda ningún otro dato del evento —ni invitados, ni descripción, ni ubicación, ni adjuntos— ni se leen otros calendarios que el principal.
• Un evento marcado como "Disponible" en Google no se considera ocupado y no se guarda.
• Las citas siguen creándose y modificándose únicamente en el portal: nada de lo que se escriba en Google Calendar crea, mueve ni cancela una cita del centro.
• Los datos obtenidos de Google no se comparten con terceros, no se usan con fines publicitarios y no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• El uso de la información recibida de las API de Google se rige por la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).
• El usuario puede desconectar la integración en cualquier momento desde "Mi cuenta" en el portal o revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google. En ambos casos se eliminan de su calendario los eventos futuros creados por el portal y se borra de nuestros sistemas todo lo leído de su calendario.

8. Cuánto tiempo conservamos sus datos

• Expedientes clínicos: conservados durante el tiempo que el paciente permanezca activo en el centro y, tras el alta, durante el período mínimo exigido por la legislación panameña de salud (mínimo 5 años desde el alta).
• Registros de facturación: 10 años conforme a la normativa fiscal de Panamá.
• Audios de sesión: eliminados automáticamente tras la transcripción y confirmación por parte de la terapeuta. No se conserva audio de menores de edad.
• Logs de acceso: 12 meses.
• Cuentas de personal inactivo: desactivadas inmediatamente al cesar la relación laboral; los datos se conservan para auditoría durante 2 años.

9. Sus derechos

Conforme a la Ley 81 de 2019 de Panamá, usted tiene derecho a:

• Acceder a los datos personales que tenemos sobre usted o su hijo/a.
• Rectificar datos inexactos o incompletos.
• Suprimir sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recabados, salvo que exista obligación legal de conservarlos.
• Oponerse al tratamiento en determinadas circunstancias.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe su solicitud a info@nessfamilycenter.com indicando su nombre completo, el nombre del paciente y el derecho que desea ejercer. Responderemos en un plazo máximo de 30 días hábiles.

10. Cookies

Este sitio utiliza únicamente cookies esenciales de sesión necesarias para mantener su autenticación activa mientras usa el sistema. Estas cookies no recopilan información sobre su comportamiento, no se comparten con terceros y se eliminan al cerrar sesión.

No utilizamos cookies de publicidad, análisis de comportamiento ni seguimiento entre sitios.

11. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos:

• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS en todos los accesos.
• Base de datos y archivos cifrados en reposo (AES-256).
• Control de acceso por roles: cada usuario solo puede ver y modificar los datos que corresponden a su función.
• URLs de acceso a archivos firmadas digitalmente y con tiempo de expiración; nunca URLs públicas permanentes.
• Respaldos automáticos diarios con retención de 7 días.
• No existe autoregistro: todas las cuentas son creadas por el equipo del centro.

12. Datos de menores de edad

La mayoría de los pacientes de Ness Family Center son menores de edad. Sus datos de salud se tratan con nivel de protección reforzado:

• El acceso está restringido al equipo del centro y al representante legal registrado.
• Los padres acceden exclusivamente a la información de sus propios hijos.
• Los documentos clínicos son privados por defecto y solo se comparten cuando el equipo los publica explícitamente para el representante.
• Los audios de sesión de menores se eliminan inmediatamente tras la transcripción.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando sea necesario. Le notificaremos los cambios significativos por correo electrónico o mediante un aviso visible en el sistema. La fecha de la última actualización siempre aparece al inicio de este documento.

14. Contacto

Si tiene preguntas, dudas o desea ejercer sus derechos, contáctenos en: info@nessfamilycenter.com

Sacks & Torres, S.A.
Ness Family Center
Ciudad de Panamá, República de Panamá